Kick-off på rätt sätt
Hösten är ofta tid för kick-off. En kul och nyttig personalkonferens kan skapa sammanhållning och driva verksamheten framåt. Planerar företaget en konferens bör du hålla koll på avdragsreglerna. Balansera nöje och arbete på rätt sätt och slipp skattemässiga bakslag för både företaget och dina anställda.
Det här gäller för avdrag
Normalt har företaget full avdragsrätt för en kick-off som varar minst en dag, max en vecka och inte innehåller en stor andel rekreation. Ur moms- och avdragssynpunkt räknas interna konferenser som utbildning/personalkostnad, inte som representation. Därmed kan hela momsen på utgifterna lyftas. Förutsättningen är att syftet är tydligt kopplat till verksamheten. Evenemanget ska vara till nytta och ekonomiskt motiverat för företaget. Det måste finnas ett detaljerat program, där sex timmar per dag innehåller arbetsuppgifter.
Tänk på det här
Det ställs större krav på motivering om kick-offen hålls på ett exklusivt resmål.
Spara kursprogram, mötesanteckningar, deltagarlista och annat som kan påvisa avdragsrätten om Skatteverket frågar. Var särskilt noggrann med dokumentationen om ni åker bort över en helg, till en avlägsen plats eller till ett populärt resmål.
Kick-off = tjänsteresa
En obligatorisk personalkonferens räknas som tjänsteresa och de anställda får lön under tiden. Resa, kost och logi betalas av företaget utan att de anställda beskattas. Det utgår inget traktamente om företaget står för alla ökade levnadskostnader under kick-offen.
När sker förmånsbeskattning?
Om andelen nöje och rekreation är för stor under konferensen ska personalen förmånsbeskattas. Kostnaderna, inklusive de pålagda arbetsgivaravgifterna, blir då avdragsgilla som lönekostnader. Arrangemang som anses lyxbetonade får inte dras av alls. Deltar en anhörig i kick-offen på företagets bekostnad förmånsbeskattas den anställde. OBS! Deltar anhöriga under hela kick-offen ökar risken för att arrangemanget ur skattesynpunkt inte räknas som beordrad tjänsteresa och därmed inte ger full avdragsrätt.
Nya representationsregler
1 januari 2017 slopades avdragsrätten för representationsmåltider. Avdragsrätten för interna konferenser upp till en vecka påverkas inte utan är även fortsättningsvis fullt avdragsgilla utan att utlösa förmånsbeskattning.
Vad gäller vid personalfest?
Personalfest kan hållas skattefritt för de anställda två gånger per år. Kravet på direkt samband med företagets verksamhet gäller inte. Vid en personalfest medges inte längre avdrag för måltider. Moms kan dock lyftas på skäliga måltidsutgifter upp till 300 kronor per person (oavsett dryck). Kringkostnader som lokalhyra eller underhållning är avdragsgilla med högst 180 kronor plus moms per person.
OBS! Företaget får dra av kostnader för resa och övernattning (max en natt) i samband med en personalfest på annan ort. Detsamma gäller resa och logi för medföljande. Deltagarna beskattas inte.
Risk för muta?
I normalfallet accepteras externa evenemang som riktar sig öppet till flertalet deltagare och är till nytta i tjänsten för deltagarna. Evenemanget ska vara måttfullt. Huvudmannen måste ha godkänt eller själv valt deltagare. Resor och logi betalas alltid av egen arbetsgivare eller uppdragsgivare. Enklare måltider i samband med sådana aktiviteter är oftast tillåtna och förmånsbeskattas den anställde.
Texten publiceras i samarbete med tidningen Resultat
